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Wichtiger Hinweis zur elektronischen Kommunikation mit der Verwaltungsgemeinschaft „Westerwald-Obereichsfeld“

Eingeschränkte Zugangseröffnung nach § 3a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz

Die Verwaltungsgemeinschaft „Westerwald-Obereichsfeld“ besitzt derzeit nicht die organisatorischen und technischen Voraussetzungen, um verschlüsselte und/oder mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz versehene E-Mail-Posteingänge entgegenzunehmen. Daher ist eine Verwendung der E-Mail-Kommunikation für die gesetzlich vorgeschriebene förmliche Zustellung von Dokumenten (Schriftformerfordernis) nicht möglich.

Die Verwaltungsgemeinschaft „Westerwald-Obereichsfeld“ bietet die Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich in Thüringen die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Landes Thüringen (ThürVwVfG).

Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Verwaltungsgemeinschaft „Westerwald-Obereichsfeld“ hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet:

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.

Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die das Gesetz die Schriftform anordnet, wie z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können nicht durch E-Mail übermittelt werden. Dies ist bei der Verwaltungsgemeinschaft „Westerwald-Obereichsfeld“ derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes durch eine qualifizierte Signatur möglich.

In diesen Fällen ist wie gewohnt die Papierform mit der entsprechenden Unterschrift zu verwenden.

Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Verwaltungsgemeinschaft „Westerwald-Obereichsfeld“ ist für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich.

Folgende Punkte sind hierbei zu beachten:

• E-Mails können an die allgemeine E-Mailadresse info@westerwald-obereichsfeld.de oder direkt an die Sachbearbeiter des jeweiligen Fachamtes gerichtet werden.
• Die E-Mailadressen können im Internetauftritt entnommen oder telefonisch unter der 036075 683-0 erfragt werden.
• Die Verwaltungsgemeinschaft nimmt E-Mails in den Formaten „HTML“ und „Text“ entgegen.
• Eingehende E-Mails werden vor der Weiterleitung analysiert und nach festgelegten Regeln auf schädliche Inhalte, gefährlichen Anlagen und Computer-Viren untersucht.
• Es dürfen in allen zulässigen Formaten keinerlei automatisierte Abläufe oder Programmierungen (Makros) verwendet werden.

Aus Sicherheitsgründen behalten wir uns vor einzelne Dateiformate zu blockieren.

Folgende Formate sind davon nicht betroffen:

.docx, .xslx, .pptx , PDF, JPEG, JPG, TIFF

Entsprechend § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes Thüringen kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form“ ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss.

Die Verwaltungsgemeinschaft nimmt derzeit aus technischen und organisatorischen Gründen keine verschlüsselten und signierten E-Mails an. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einer Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Daher wird gebeten in solchen Fällen auf eine papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Soweit eine förmliche Zustellung notwendig ist, muss beachtet werden, dass dies auf elektronischem Weg nicht möglich ist.

Eröffnet wird der Zugang für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung im Sinne von § 3 a ThürVwVfG ab dem 29.12.2009 lediglich über die E-Mail-Adresse info@westerwald-obereichsfeld.de und nur für Verfahren, die gemäß der EU-DLR oder anderen gesetzlichen Bestimmungen über den Einheitlichen Ansprechpartner/die Einheitliche Stelle abgewickelt werden dürfen.

Ein genereller Zugang für elektronische Post sowie für das Widerspruchsverfahren wird hierdurch nicht eröffnet.

Hinsichtlich allgemeiner Informationen ist eine E-Mailkommunikation möglich. Vertrauliche Daten werden seitens der Verwaltungsgemeinschaft zum Schutz der betroffenen Personen ausschließlich auf dem Postweg versendet.

Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mailverkehr und dem Einsatz verschiedener Filter und Firewallsysteme können wir nicht garantieren, dass eine versandte E-Mail in jedem Fall den Adressaten auch erreicht.

Diese Hinweise gelten ausschließlich nur für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltungsgemeinschaft „Westerwald-Obereichsfeld“.